Digitaliseren in 4 stappen

Digitalisatie (en bij uitbreiding automatisatie) is voor heel wat bedrijven een belangrijke strategische pijler geworden. Een goede zaak, als u het ons vraagt. Want daarmee kunt u uw administratieve processen stroomlijnen en efficiënter werken. Met deze 4 stappen implementeert u digitalisatie in geen tijd binnen uw onderneming.

Breng uw huidige werking in kaart

Vooraleer u van start gaat, is het belangrijk om altijd eerst het proces van uw huidige bedrijfsorganisatie nauwkeurig onder de loep te nemen. Stel daarbij vooral in vraag wat beter, sneller en eenvoudiger zou moeten kunnen.

Tijdens deze analyse ontdekt u ongetwijfeld al snel de knelpunten binnen uw onderneming. Zijn er bijvoorbeeld achterhaalde of onnodige tussenstappen? Worden er nog veel facturen afgedrukt, afgestempeld of in bakjes verdeeld? Voert u nog steeds iedere betaling afzonderlijk in uw bankapplicatie in? Verliest u vaak kwitanties of restaurantbonnetjes? Krijgt u soms rappels voor ontbrekende facturen? Blijven sommige facturen hangen omwille van goedkeuring? En gebeuren er soms per ongeluk dubbele betalingen?

Door een antwoord te formuleren op dit soort vragen, kunt u sneller bepalen wat uw onderneming nodig heeft.

Centraliseer uw documenten

Heel wat van de knelpunten kunnen opgelost worden door zoveel mogelijk informatie te centraliseren. Door gebruik te maken van een algemeen e-mailadres (zoals boekhouding@... of facturatie@...) kunnen uw leveranciers eenvoudig hun factuur bezorgen. Het e-mailadres wordt bij voorkeur gelinkt aan uw boekhoudpakket of ERP omgeving. Het is een kleine inspanning die meteen duidelijke resultaten oplevert. 

Daarnaast is het interessant om kastickets of kwitanties via een app op uw smartphone meteen naar uw boekhouding te sturen. Zo hoeft u achteraf niet op zoek te gaan naar (verloren) bonnetjes. Ook voor onkostennota’s kunnen aparte applicaties gekoppeld worden aan uw boekhoudomgeving. Daarnaast zijn er aan de verkoopzijde verschillende oplossingen om uw volledige verkoopcyclus te stroomlijnen, van prospectie over offerte en project tot facturatie.

Finaal kan uw verkoopfactuur dan opnieuw automatisch in de boekhouding worden verwerkt. Ten slotte bestaan er ook al geruime tijd automatische connecties met de meeste banken, waardoor het manueel inboeken van financiële dagboeken al even verleden tijd is. Op een gelijkaardige manier kunnen nu ook de loonboekingen automatisch worden ingelezen via een connectie met het sociaal secretariaat. 

Bepaal de juiste stappen in het verwerkingsproces

De eerste stap in het verwerkingsproces is het verzamelen en centraliseren van uw documenten.

In een tweede stap kan het nuttig zijn om een digitale goedkeuringsflow op te zetten. Dit kan heel eenvoudig door een medewerker uitgevoerd worden, maar er bestaan ook complexere opzetten waarin verschillende personen en rollen gecombineerd kunnen worden. Wanneer u werkt met bestelbonnen, zorgt een semiautomatische goedkeuring voor nog meer tijdswinst. 

Een derde en laatste verwerkingsstap zit in het al dan niet betalen van goedgekeurde facturen. Ook dit proces kan sterk geautomatiseerd worden, door enkel nog de goedgekeurde facturen die nog betaald moeten worden in een overzicht te gieten. Daar wordt dan bepaald welke facturen betaald mogen worden én wanneer. Via één gegroepeerd betaalbestand bevestigt u de betalingen formeel aan uw bank. Een dergelijk betaalbestand kan vandaag al in de meest courante bankapplicaties geïmporteerd worden.

Maak gebruik van een online ondernemersplatform

Ten slotte raden wij u aan om uw onderneming te centraliseren in een online ondernemersplatform. Vandelanotte ontwikkelde daarvoor myVandelanotte, een platform waarmee wij u als ondernemer het leven gemakkelijker willen maken. Dankzij onze goed beveiligde omgeving kunt u als ondernemer focussen op de operationele werking van uw onderneming.