Wat als je een student aanwerft?

Verlaagde socialezekerheidsbijdragen

De prestaties die een student levert, zijn vrijgesteld van gewone socialezekerheidsbijdragen en onderworpen aan een solidariteitsbijdrage [1] voor zover de student tewerkgesteld wordt:

• met een schriftelijke arbeidsovereenkomst [2] voor de tewerkstelling van studenten (die maximum 12 onafgebroken maanden mag duren) [3];
• gedurende maximum 475 uren (bij u of een andere werkgever) over het kalenderjaar. Vergeet niet dat:

o    elk aangevangen uur meetelt als een volledig uur, ongeacht het aantal gewerkte uren;

o    de Dimona-aangifte uiterlijk op de dag van aanvang van de prestaties moet gebeuren. Opgelet: Bij een laattijdige Dimona-aangifte worden alle uren geacht te zijn gepresteerd buiten het contingent [4]!

• buiten de verplichte aanwezigheidsuren in een onderwijsinstelling.

Zodra één van deze voorwaarden niet vervuld is, moeten op het loon van de student de gewone socialezekerheidsbijdragen betaald worden.

Een tewerkstelling van meer dan 475 uren is echter toegestaan indien ze correct aangegeven wordt in de Dmfa: voor de periode die het contingent van 475 uren overschrijdt, moet u de studentenarbeid aangeven als onderworpen aan de normale bijdragen [5].

Hoe controleert u het aantal reeds gepresteerde uren?

Om het aantal gewerkte uren te kunnen controleren, moet de werkgever een specifieke Dimona voor de student indienen. Deze mag niet louter de datum van indienst en uitdienst van de student vermelden, maar moet ook het aantal uren dat hij per kwartaal zal presteren, opgeven. Concreet:

• wanneer u een Dimona voor de student invult, wordt u automatisch ingelicht zodra het urencontingent overschreden is;
• de student zal zijn saldo eveneens kunnen raadplegen via de applicatie Student@work die hij gratis kan downloaden op zijn smartphone [6].

Om te vermijden dat de arbeidsovereenkomst reeds gesloten is op het ogenblik dat u vaststelt dat het contingent overschreden is, kunt u uw student vragen om een attest voor te leggen dat het saldo van zijn contingent opgeeft, of zijn toegangscode indien hij daarmee akkoord gaat. Deze code heeft een beperkte geldigheidsduur.

Reserveer bovendien uw uren zo snel mogelijk door de Dimona-aangifte direct na het sluiten van de overeenkomst te doen (en ten laatste op de dag van aanvang van de prestaties). Zo vermijdt u dat een andere werkgever het contingent gebruikt nog voor de uitvoering van uw overeenkomst aanvangt.

Maximuminkomsten om fiscaal ten laste van de ouders te blijven

Om fiscaal ten laste van zijn ouders te blijven, moet de student 3 voorwaarden vervullen:

• hij moet deel uitmaken van het gezin van zijn ouders op 1 januari van het aanslagjaar (2017);
• zijn bezoldigingen mogen geen beroepskosten in hoofde van zijn ouders vormen;
• zijn netto-inkomsten mogen een bepaald bedrag niet overschrijden. Raadpleeg onze fiscolist 2017.

Bedrijfsvoorheffing en eindbelasting

Heeft de studentenarbeid tot gevolg dat de student belastingen/bedrijfsvoorheffing moet betalen en zo ja, in welke mate? In principe moet er op elk uitbetaald of toegekend loon bedrijfsvoorheffing afgehouden worden.

In afwijking op die regel is er geen bedrijfsvoorheffing verschuldigd op de lonen die betaald of toegekend worden aan studenten die met een schriftelijke overeenkomst voor de tewerkstelling van studenten in dienst genomen worden voor een duur van maximum 475 uren gespreid over een kalenderjaar. Concreet moet er geen bedrijfsvoorheffing afgehouden worden wanneer er geen gewone socialezekerheidsbijdragen doorgestort moet worden.

Indien de inkomsten van de student het vrijgestelde gedeelte overschrijden, dan zal hij zelf personenbelasting moeten betalen op basis van de gewone fiscale baremas [7].

In elk geval moet de student een belastingaangifte invullen.

Betaling in cash is niet meer toegelaten

U mag uw student niet meer in cash uitbetalen. Sinds 1 oktober 2016 is het immers in principe niet meer toegelaten om uw werknemer uit te betalen in cash, maar enkel nog giraal.  De uitzondering die tot voor kort nog bestond voor bakkers en in de horeca is intussen ook niet meer van toepassing! Vraag daarom dus voortaan ook een rekeningnummer aan uw jobstudent.

U bent op zoek naar een model van studentenovereenkomst?

Dan bent u bij ons aan het juiste adres! U kunt ons standaardmodel gratis downloaden in de rubriek Sociaal > Standaarddocumenten > Modelcontracten > Studentenovereenkomst.

[1] 5,42% ten laste van de werkgever en 2,71% ten laste van de student. Er moet ook 0,01% van de werkgeversbijdrage doorgestort worden aan het Asbestfonds.

[2] De eerste 3 werkdagen van de overeenkomst voor de tewerkstelling van studenten worden automatisch als proefperiode beschouwd. Het is dus niet nodig om die proefperiode van 3 dagen schriftelijk in de arbeidsovereenkomst te vermelden. Ze is immers sowieso voorzien door de wet.

[3] Voor meer informatie over de overeenkomst voor de tewerkstelling van studenten, raadpleeg onze fiche “Studenten - 1. Studentenovereenkomst " (onder Sociaal > Dossiers > Contracten/clausules).

[4] Deze uren buiten contingent zijn onderworpen aan de normale sociale bijdragen.

[5] Voor meer informatie, raadpleeg onze fiche "Studenten - 2. Socialezekerheidsaspecten" (onder Sociaal > Dossiers > Contracten/clausules).

[6] Voor meer info: www.studentatwork.be.

[7] Voor meer info over de fiscale aspecten van de overeenkomst voor de tewerkstelling van studenten, raadpleeg onze fiche “Studenten - 3. Fiscale aspecten" (onder Sociaal > Dossiers > Contracten/clausules).

Bron : Securex Sociaal Secretariaat - Legal 16-03-2017