Omgaan met taalverschillen op de werkvloer: heldere communicatie voor iedereen

Wettelijke verplichtingen

Om te beginnen zijn er rond veiligheidsinstructies op de werkvloer een aantal verplichtingen vastgelegd in de Welzijnswet. Je bent volgens deze wet als werkgever verplicht om de nodige maatregelen te nemen zodat je medewerkers te allen tijde over begrijpelijke informatie en gebruiksaanwijzingen beschikken over hoe ze de nodige arbeidsmiddelen moeten gebruiken. Hoe je dit doet, kan je als werkgever vrij invullen.

Hieronder geven we een aantal voorbeelden van hoe je ervoor kan zorgen dat veiligheidsinstructies duidelijk zijn voor elke medewerker.

Duidelijke veiligheidsinstructies: hoe begin je eraan?

Veiligheidsinstructies hebben als doel mensen op een veilige manier te laten werken. Het is dus belangrijk dat iedereen ze begrijpt. Dat kan op verschillende manieren:

•  Vertaling: Voor werknemers die geen Nederlands begrijpen, kan je de instructies laten vertalen. De vertaling hoeft niet per se in de taal van de werknemer te zijn, maar wel in een taal die hij of zij machtig is (bijvoorbeeld Engels, Frans of Duits). Liantis kan je hierin bijstaan.
•  Beelden. Je kan ook werken met visuele communicatie en de boodschap van de instructies ook met pictogrammen, tekeningen ... overbrengen.
•  Taallessen. Je kan er ook voor kiezen om je medewerkers de taal van de werkplek aan te leren (bijvoorbeeld Nederlandse lessen voor Franstaligen …).

Helder onthaalbeleid

Ook wanneer een nieuwe medewerker een andere taal spreekt, moet je ervoor zorgen dat alle basisinstructies en de informatie over mogelijke gevaren en risicos over de job duidelijk zijn.

Je kan uiteraard alle informatie zoveel mogelijk vertalen in de landstaal van de medewerker met de gedachte dat iedereen informatie nog steeds het best begrijpt in zijn of haar eigen landstaal en deze informatie zo ook beter onthoudt.

Echter, je kan niet eindeloos instructies blijven vertalen. Het is ook moeilijk om alle vertalingen van instructies en informatie binnen je bedrijf, actueel te houden.

Hoe pak je zon helder onthaalbeleid dan best aan? Je kan een visuele onthaalinstructie maken waarin je niet werkt met woorden maar met pictogrammen. Hierdoor is de instructie toegankelijk voor iedereen.

Je kan binnen je organisatie ook werken met een zogenaamde communicatielijn waarbij elk niveau van leidinggevenden met elkaar kan communiceren. Om deze communicatielijnen duidelijk te maken (wie spreekt welke taal, wie communiceert met wie …) kan je per afdeling een communicatieplan opstellen waarin dit duidelijk wordt weergegeven. Zo weet elke medewerker meteen bij wie hij of zij terecht kan voor instructies in zijn of haar eigen taal.

Werfcommunicatie

Wanneer je werkt met derden en/of projecten op werven hebt, kan je contractueel vastleggen dat er vanaf een bepaalde (werf)bezetting anderstalige tolken aanwezig zijn. Die kunnen de instructies vertalen en helpen als er vragen zijn.

Je kan ook werken met stickers, waarbij anderstaligen die Nederlands, Frans, Duits of Engels een helmsticker krijgen. Zo is visueel duidelijk wie in welke taal kan worden aangesproken.