Hoe voer je een kwalitatief functioneringsgesprek?

Een functioneringsgesprek is geen evaluatiegesprek

Het verschil met een functioneringsgesprek is dat je bij een evaluatiegesprek een oordeel velt over het werk en het functioneren van je medewerkers. Bij een evaluatiegesprek is de blik op de prestaties in het verleden gericht. Zijn de doelstellingen behaald, dan kan een beloning, zoals een loonsopslag, volgen. Werden ze niet behaald, dan kan er constructief worden besproken waar het misliep.

Het doel en de toon van beide gesprekken verschillen dus. Het is belangrijk dat dit ook duidelijk is voor de gesprekspartner. Daarom zijn er twee aparte gesprekken nodig. Je kan een functionerings- en een evaluatiegesprek niet op hetzelfde moment houden. Veel leidinggevenden zondigen tegen die regel, vaak uit praktische overwegingen. Uiteraard kan je beide gesprekken niet helemaal los van elkaar zien: het ene gesprek vult het andere aan.

TIP : Een functioneringsgesprek waarin targets worden vastgelegd, plan je het best in het voorjaar, een evaluatiegesprek in het najaar.

Regelmaat troef

In de ideale wereld vindt het functioneringsgesprek twee keer per jaar plaats. Zo houd je de samenwerking en je organisatie gezond. Sommigen verkiezen zelfs om het frequenter in te plannen. Zo speel je korter op de bal en volg je de evolutie van je werknemers nauwgezetter op. Je zou er trouwens versteld van staan hoeveel mensen verlangen naar coaching en feedback op hun geleverde werk. Het consequent inplannen van een functioneringsgesprek zorgt voor continuïteit: zijn de gemaakte afspraken van het vorige gesprek nagekomen? Waarom wel/niet? Een functioneringsgesprek zonder opvolging, schiet zijn doel voorbij.

TIP : Plan tweewekelijks een korte (digitale) meeting in. Zon meeting geeft je de kans om te peilen naar de stand van zaken en naar hoe het met je collega gaat.

Voorbereiding is het halve werk

Het functioneringsgesprek wordt het best door jou én je werknemer goed voorbereid. Dit is wat je op voorhand kan doen:

• Verzamel zoveel mogelijk informatie over je werknemer uit e-mails, verslagen, gesprekken met collegas …
• Breng je gesprekspartner op tijd op de hoogte van het gesprek (minstens twee weken op voorhand), zodat hij de kans krijgt om zich goed voor te bereiden.
• Stel agendapunten op. Die agendapunten worden op voorhand uitgewisseld, zodat er geen verrassingen zijn.
• Zet een structuur op papier die als houvast ka ndienen tijdens het gesprek.
• Denk vooraf na hoe je op een constructieve manier feedback.
• Voorzie voldoende tijd en kies een rustige locatie.

Inhoud van een functioneringsgesprek

Tijdens een functioneringsgesprek komt het welbevinden van je medewerker aan bod, samen met wat er van hem wordt verwacht.

Welke vragen stel je tijdens een functioneringsgesprek?

Je bereidt het best op voorhand al voor welke vragen je zal stellen. Denk aan vragen zoals:

• Hoe vul je de functie in?
• Welke acties staan er op de planning?
• Welke persoonlijke competenties kunnen er verder worden ontwikkeld?
• Welke kennis of vaardigheden moeten worden bijgeschaafd?
• Kan er eventueel een opleiding worden gevolgd?
• Hoe verloopt de samenwerking met de collegas en met jou als leidinggevende, en hoe kan die worden verbeterd?
• Wat zijn je ambities? Hoe wil je groeien binnen het bedrijf?

Persoonlijk ontwikkelingsplan (POP): SMART-doelstellingen bepalen

In een persoonlijk ontwikkelingsplan (POP) leg je alle afspraken vast voor de persoonlijke ontwikkeling van je werknemer. Je houdt rekening met wat de medewerker wil, maar geeft ook door wat jij belangrijk vindt. Zon POP is dus de perfecte leidraad voor je functioneringsgesprekken.

Tijdens het functioneringsgesprek bepaal je samen enkele doelstellingen, die je noteert in het persoonlijk ontwikkelingsplan. Dat kunnen zowel kortetermijn- als langetermijndoelstellingen zijn. Waak erover dat die SMART worden geformuleerd: specifiek, meetbaar, aanvaardbaar (haalbaar), realistisch en tijdsgebonden.

Zeg bijvoorbeeld niet: Er moeten meer rapporten worden opgemaakt, maar wel: Er moet maandelijks een rapport worden opgemaakt met de verkoopcijfers van de voorbije maand.

Een functioneringsgesprek is ook een belangrijk onderdeel in het uitstippelen van de carrière: welke ambities heeft je medewerker en welke doorgroeimogelijkheden zijn er?

Verloop van een functioneringsgesprek

Start met het doel van het gesprek uit te leggen: het verbeteren van het functioneren en de onderlinge samenwerking. Neem de gezamenlijke agenda door en zet een timing op het gesprek.

Geef tijdens het gesprek het woord eerst aan je medewerker om zijn agendapunten te bespreken. Ga niet meteen in de verdediging wanneer er kritiek komt.

Daarna kom je zelf aan het woord. Benoem zeker ook de zaken die goed lopen en geef complimenten. Bespreek wat niet goed gaat op een constructieve manier. Vraag aan je medewerker om zelf oplossingen voor te stellen, zo maak je hem medeverantwoordelijk en zal het resultaat groter zijn.

Maak aan het einde van het gesprek concrete afspraken en vat die samen in het persoonlijk ontwikkelingsplan. Daar bestaan templates voor. Handteken beiden het document. Die samenvatting wordt het best opgenomen in het personeelsdossier.

Volle kracht vooruit

Een functioneringsgesprek dwingt jou en jouw medewerkers tot reflectie. Voor problemen wordt een oplossing bedacht en goede prestaties worden in de verf gezet. Dat bevordert de motivatie, het functioneren en de samenwerking op de werkvloer. Het komt je organisatie dus alleen maar ten goede!