Comment mener un bon entretien de fonctionnement ?

Il ne faut pas confondre entretien de fonctionnement et entretien dévaluation.  La différence ?

Lentretien dévaluation vous permet de juger le travail et le fonctionnement de vos collaborateurs. Cet entretien jette un regard sur les prestations passées. Si les objectifs sont atteints, le travailleur peut se voir offrir une récompense, comme par exemple une augmentation de salaire. Dans le cas contraire, vous pouvez aborder les points à améliorer de manière constructive.

La finalité et le ton de ces deux entretiens sont aussi totalement différents. Il est important que cela soit également clair pour linterlocuteur. C'est pourquoi il est nécessaire de mener deux entretiens distincts, à deux moments différents. De nombreux supérieurs hiérarchiques ne respectent pas cette règle, souvent en raison de considérations pratiques. Il est bien évidemment impossible de distinguer totalement ces deux entretiens puisque lun complète lautre.

CONSEIL : Planifiez lentretien de fonctionnement, durant lequel les objectifs à atteindre sont définis, au printemps, et prévoyez lentretien dévaluation à lautomne.

La régularité paie

Dans lidéal, lentretien de fonctionnement doit avoir lieu deux fois par an. Cette approche vous permet de garantir la qualité de la collaboration et la santé de votre entreprise. Certains préfèrent même lorganiser plus fréquemment. Cette méthode vous permet de réagir plus rapidement et de suivre de plus près lévolution des travailleurs. Vous seriez dailleurs étonné de voir le nombre de personnes qui veulent bénéficier dun coaching et dun feed-back par rapport au travail fourni. La planification cohérente des entretiens de fonctionnement assure une certaine continuité : les accords convenus lors du dernier entretien ont-ils été respectés ? Pourquoi oui/pourquoi non ? Un entretien de fonctionnement sans suivi rate son objectif.

CONSEIL : Planifiez une courte réunion (numérique) toutes les deux semaines. Cela vous permettra de tâter le terrain et de voir comment se porte votre collègue.

La préparation, cest déjà la moitié du travail

Votre collaborateur et vous devez de préférence soigneusement préparer lentretien de fonctionnement. Voici ce que vous pouvez faire au préalable :

• Collectez un maximum dinformations sur votre collaborateur sur la base de-mails, de rapports, de discussions avec ses collègues…
• Informez votre interlocuteur à temps de la date de lentretien (au moins deux semaines à lavance) de manière à ce quil ait la possibilité de sy préparer correctement.
• Notez une structure sur papier qui pourra servir de fil conducteur durant lentretien.
• Réfléchissez au préalable à la manière de transmettre un feed-back de manière constructive.
• Prévoyez suffisamment de temps et choisissez un endroit calme.

Contenu de lentretien de fonctionnement

Durant cet entretien de fonctionnement, vous aborderez le bien-être de votre collaborateur tout en lui indiquant ce que vous attendez de lui.

Quelles questions allez-vous poser durant lentretien de fonctionnement ?

Il est préférable de préparer vos questions à lavance. Pensez aux questions suivantes :

• Comment concevez-vous votre fonction ?
• Quelles sont les actions planifiées ?
• Quelles sont les compétences personnelles pouvant être approfondies ?
• Quelles connaissances ou compétences doivent être perfectionnées ?
• Une formation peut-elle être envisagée ?
• Comment se déroule la collaboration avec les collègues et avec vous en tant que supérieur hiérarchique, et comment peut-on laméliorer ?
• Quelles sont vos ambitions ? Quel est votre objectif dévolution dans lentreprise ?

Plan de développement personnel (PDP) : définir des objectifs SMART

Dans le plan de développement personnel (PDP), vous établissez des accords en vue du développement personnel de votre collaborateur. Vous tenez compte des volontés du collaborateur, mais vous communiquez aussi ce que vous estimez important. Le PDP est donc le fil conducteur idéal de vos entretiens de fonctionnement.

Lors de lentretien de fonctionnement, vous fixez ensemble une série dobjectifs que vous reprenez dans le plan de développement personnel. Il peut sagir dobjectifs à court ou à long terme. Veillez toujours à respecter les principes « SMART » : spécifique, mesurable, ambitieux (faisable), réaliste et temporel.

Par exemple, ne dites pas « Vous devriez rédiger plus de rapports », mais plutôt « Vous devriez rédiger un rapport mensuel reprenant les chiffres de vente du mois précédent ».

Déroulement de lentretien de fonctionnement

Commencez par expliquer lobjectif de lentretien : améliorer le fonctionnement et la collaboration. Parcourez lordre du jour ensemble et spécifiez la durée de lentretien.

Donnez dabord la parole à votre collaborateur afin quil puisse aborder ses points à lordre du jour. Évitez de prendre immédiatement une position défensive en cas de critique.

Cest ensuite à votre tour de prendre la parole. Nhésitez pas à nommer les points positifs et à complimenter votre travailleur. Abordez les points damélioration de manière constructive. Demandez à votre travailleur de proposer des solutions, pour limpliquer personnellement. Le résultat nen sera que meilleur !

À la fin de lentretien, convenez daccords concrets et résumez-les dans le plan de développement personnel. Il existe pour ce faire des fichiers types. Ce document doit être signé par les deux parties. Ajoutez cette synthèse au dossier du collaborateur.

En avant toute !

Un entretien de fonctionnement vous pousse, votre collaborateur et vous, à la réflexion. Une solution est trouvée aux problèmes et les bonnes prestations sont mises à lhonneur. Cette approche stimule la motivation, le fonctionnement et la collaboration au travail. Ce nest que du positif pour votre organisation !