Onboarding : le calendrier idéal

Un calendrier

Litinéraire dun collaborateur au sein de votre entreprise commence lors de la signature du contrat. Cest en même temps le coup denvoi de votre plan donboarding. Il s'avère parfois pratique de sappuyer sur un calendrier lors de létablissement de la stratégie donboarding.

Avant le premier jour de travail

Après la signature des documents, le compte à rebours est lancé jusquau premier jour de travail tant attendu. Essayez de faire en sorte que ce préambule stressant soit aussi agréable que possible pour votre nouveau collaborateur. Comment ? En lui procurant des informations pertinentes et en lui donnant dès à présent un sentiment de bienvenue.

Vous pouvez par exemple envoyer un e-mail de suivi après votre dernière rencontre, pour montrer combien vous vous réjouissez de la future collaboration. Ajoutez-y éventuellement quelques informations pratiques concernant la première journée. Mentionnez par exemple le meilleur moyen de rejoindre le lieu de travail, lheure à laquelle il est attendu et, évidemment, qui le recevra.

Présentations avec léquipe

Durant sa première semaine de travail, votre nouveau collaborateur est confronté à de nombreux nouveaux visages et à une pléthore dinformations. Pensez à lui présenter déjà quelques personnes, notamment les collègues avec qui il travaillera quotidiennement. Plusieurs approches sont possibles. Pourquoi pas enregistrer une vidéo dans laquelle les collègues se présentent, par exemple ? Montrez-lui que léquipe se réjouit de travailler avec lui. Vous nêtes pas un génie des vidéos ? Un e-mail concis reprenant quelques noms et fonctions ou un organigramme est tout aussi utile. En fin de compte, chaque collaborateur tient surtout à savoir comment ses journées de travail sorganiseront. Les collègues directes ont bien évidemment une forte incidence sur ces journées.

Mises au point pratiques et buddies

Faites immédiatement toutes le demandes nécessaires pour votre nouveau collaborateur, comme pour le badge daccès, le matériel de travail, un casier ou une armoire, une place à un des bureaux, et cetera. Lors de larrivée de votre nouveau collaborateur pour son premier jour de travail, tout sera ainsi disponible et installé.

Vous pensez éventuellement à désigner une marraine, un parrain ou un buddy qui se chargera dorienter le nouveau collègue au sein de lentreprise ? Choisissez-le dès à présent. La personne en question aura dès lors suffisamment de temps pour se préparer à son nouveau rôle.

Le premier jour de travail, expérience excitante

Le premières impressions sont importantes. Soignez donc cette première journée jusque dans les moindres détails. Prévoyez un accueil chaleureux, muni dun calendrier de la première semaine pour votre nouvelle recrue. Le flou est générateur de stress. Apportez donc de la clarté en prévoyant dans l'agenda de votre collaborateur des rendez-vous de premières rencontres avec ses collègues. Donnez la priorité aux personnes avec qui il collaborera le plus étroitement, et passez ensuite aux autres équipes.

À faire absolument :

• Laccueil personnel

Quil est rassurant de retrouver un visage familier le premier jour ! Essayez donc daccueillir personnellement votre nouveau collègue. Si cest impossible, faites-vous remplacer par un parrain ou une marraine, prêts à accueillir le nouveau-venu. Composez également une farde ou un package de bienvenue, contenant les informations essentielles et éventuellement quelques éléments ludiques qui s'accordent à la culture d'entreprise.

• La visite guidée

Orienter une personne au sein de votre entreprise, cela suppose évidemment une visite guidée. Cest en même temps loccasion davoir une première conversation informelle. Veillez à ce que le poste de travail soit déjà entièrement installé avant l'arrivée de votre nouveau collaborateur. Cela vous évite de terminer la visite sur une fausse note : un bureau vide.

• Le passage en revue des règles de sécurité

La sécurité avant tout ! Veillez à ce que votre collaborateur soit au courant dès que possible des règles de sécurité en vigueur sur le lieu de travail. Il travaillera au bureau ? Dans ce cas également, informez-le des procédures en cas dincendie ou de blessures mineures, par exemple.

Le premier mois

Formation et partage des connaissances

Durant le premier mois, laccent est placé sur les connaissances et le travail autonome. Planifiez les formations nécessaires afin qu'il sache comment exécuter ses tâches, mais aussi pour quil comprenne quels sont les objectifs de lentreprise et comment il peut y contribuer. Veillez à ce quil puisse se former en tranches logiques et accessibles, et donnez-lui le temps dassimiler ces informations et de les mettre en pratique dans ses tâches journalières.

Prévoyez aussi régulièrement des réunions afin de parcourir à vous deux comment tout se déroule, sil y a des questions, et cetera. Un nouveau collaborateur plutôt timide se sentira ainsi plus à l'aise pour poser des questions. Si des difficultés se présentent, vous êtes en mesure de réagir rapidement et dintervenir.

Y a-t-il des atomes crochus ?

La première semaine a peut-être été très chargée, mais noubliez pas de prévoir du temps pour lintégration entre collègues. Prend-on les repas à tour de rôle ou en groupes restreints ? Dans ce cas, prévoyez un lunch avec toute léquipe. Cela permet de renforcer les liens dans un contexte informel. Informez-vous aussi auprès des membres de léquipe de leur perception du nouveau collègue et de ses progrès.

Au bout de six mois : un moment dévaluation

Comme le nouveau collaborateur nest déjà plus bleu foncé, il est judicieux dévaluer comment les choses se sont passées jusquà présent.

• Sest-il entièrement intégré et peut-il travailler de manière tout à fait autonome ?
• Comment a-t-il perçu la période écoulée ?
• A-t-il des atomes crochus avec l'équipe ?
• Y a-t-il des frustrations ?
• Lui faut-il des formations supplémentaires ?
• Et cetera.

Il est important d'ajouter un regard en avant au regard en arrière. Pour de nombreux collaborateurs, les possibilités dévolution, tant horizontales que verticales, jouent un rôle clé. Vous remarquez que certaines tâches lui vont mieux que dautres ? Parlez à fond de ses progrès et enquérez-vous de son expérience et de sa vision. Sil exprime certaines critiques, profitez-en pour peaufiner votre processus donboarding.